Oooh システムマニュアル

ここでは、Ooohにおける旅行相談から申込までの流れ、管理画面の各種機能の説明をします。

旅行相談から申込の手順

相談〜申込の流れ

下記は基本的なOoohでの申込までの流れですが、正式な申込前に旅行コンテンツの仮押さえをする場合や、一部申込金の授受等、対応内容が異なることもあると思いますので、貴社の一般的な対応方法にて対応フローをご検討ください。

Step1 新規お問い合わせの対応可否確認

お客様からの新規問い合わせがあった際、Oooh事務局からチャットメニューの「お問い合わせ」タブにて確認のご連絡をさせていただきます。
※管理画面のチャットメニューについて詳しくはこちら
お問い合わせについて対応可能かどうかの回答をお願いします。
対応可能の場合は、Oooh事務局にて貴社担当者をお客様とのグループチャットに招待させていただきます。

Step2 旅行相談・提案

貴社担当者をお客様のチャットに招待すると、チャットメニューの「相談」タブに招待したグループチャットが表示されます。ここで、Oooh事務局からご担当者の紹介をさせていただきます。

まずは自己紹介とともに、お客様のご希望条件にそって旅行提案を行ってください。
もし提案するための情報が不足している場合は、チャットを使ってお客様に追加のヒアリングをお願いします。

【Tip】チャットで会話と提案を並行して行うと話が拡散してしまうので、最低限のヒアリングを行った上で、まずはベースとなるご提案を最初にされた方がその後の話がスムーズになることが多いようです。

なお、チャット上で旅行代金の概算を提案する場合、必ず弊社システム利用料を加味した額を共有するのを忘れずにお願いします。

＜提案例＞

Step3 旅行の申込

提案した内容についてお客様の申込意思が確認できた場合、システムで申込書を作成し、お客様に旅行内容の確認、申込／支払をお願いしてください。

※2010年3月5日以降のシステムでは、旅行会社様側での決済のご案内は必要ありません。Ooohでのプラットフォーム決済（カード決済、および銀行振込）にてお客様から旅行代金を授受いたします。

申込書作成と共有方法は下記の通りとなります。

• 申込書の作成　・・・　管理画面メニュー一覧の「申込書」メニューから作成
  ※申込書の作成について、詳しくはこちら
• 申込書の投稿　・・・　チャットのオプション機能（＋）の「申込書」機能からチャットに投稿
  ※申込書の投稿について、詳しくはこちら

お客様が申込書への同意を完了すると、チャット上の同意リンクが「確認済み」のステータスになります。

Step4 旅行の手配

旅行代金の支払い確認が取れた後、速やかに旅行申込内容の通り、御社にて各種コンテンツの手配をお願いします。

＜決済完了のタイミング＞

• 「クレジットカード決済」の場合 　・・・　お客様が申込フォーム入力完了時点で決済完了（旅行契約が成立）
• 「銀行振込」の場合　　　　　　　・・・　お客様が申込フォーム入力後、Oooh事務局でお客様の振込着金の確認が取れた時点で完了（旅行契約が成立）
  着金連絡は事務局から御社にご連絡

Step5 旅行の最終案内

旅行コンテンツの手配が完了した場合、チャット、および「旅行計画」のメモ機能を使って、旅程の最終案内や、バウチャーの共有を行ってください。
※「旅行計画」メモの使い方についてはこちら

以上で旅行相談から最終案内までの流れは終わりです。

各機能の説明

管理画面には全部で下記のメニューがあります。

1. チャット　　　・・・　チャットを送受信する画面
2. プロフィール　・・・　オペレーターのプロフィール編集
3. 会社情報　　　・・・　会社情報編集
4. 申込書　　　　・・・　旅行申込フォームの書類作成
5. 明細書（New）・・・　申込済みの明細（売上）確認
6. 定型文　　　　・・・　よく使う定型文章や画像を登録、編集
7. 規約　　　　　・・・　申込書で表示される貴社の旅行規約設定

チャット ＜管理画面メニュー＞

チャットメニューでは、チャットを使ってお客様との旅行相談や申し込み、Oooh事務局との連絡を行うことができます。

チャット一覧

チャットメニューを開くと、全部で3種類のタブがあります。
目的のタブを選択して、見たいチャットの「タイトル」をクリックすると対象のチャットが表示されます。

• 「お問い合わせ」タブ
  Oooh事務局との連絡窓口です。
  ※新規でお客様から問い合わせがあった際にはこちらの窓口に連絡があります。
• 「相談中」タブ
  お客様と相談中のチャットがこのタブに表示されます。
• 「完了」タブ
  旅行相談が完了したチャットがこのタブに表示されます。

チャット画面

チャット画面を開くと下記の通りチャットの内容が確認、メッセージの送信、ファイル送信等ができます。

• メッセージ入力欄　　　　・・・　送信するメッセージを入力する欄
• メッセージ送信　　　　　・・・　入力したメッセージを送信する
• チャットオプション機能　・・・　各種オプション機能を表示する

チャットオプション機能

チャット画面の「オプション機能」ボタン（＋）を押下すると、オプション機能が表示されます。

• ファイル　　　　・・・　添付ファイルを投稿できます
• メンバー追加　　・・・　開いているチャットに他のオペレーターを追加できます　※同じ会社に属するオペレーターのみ
• 定型文　　　　　・・・　登録してある定型文、画像を投稿できます
• 旅行計画　　　　・・・　お客様と共有できる「メモ」と、お客様の回答した「旅行アンケート」の閲覧、編集ができます
• ステータス更新　・・・　開いているチャットのステータス更新ができます（基本的には使用しません）
• 申込書　　　　　・・・　作成した申込書をチャットに投稿できます

下記に主要機能の操作方法を説明させていただきます。

定型文（チャットオプション）

チャットオプションの定型文を選択すると、事前に登録した定型文や画像をチャットに投稿することができます。
「定型文」選択 → 対象定型文の「タイトル」を選択 → 「投稿」ボタン押下

投稿するとチャットではこんな感じになります。

旅行計画（チャットオプション）

旅行計画では、お客様と共有できる「メモ」と、お客様の回答した「旅行アンケート」の閲覧、編集ができます。
この機能を使って、各種手配したバウチャー、注意事項、スケジュール等をメモしてください。
※チャットだと過去の会話が流れてしまいわかりづらい場合もあるので、決定事項や注意事項、特に共有しておきたいことはメモするようにしてください。
【Tip】少しわかりずらいのですが、下記の画面の赤丸のところにある▼を上下にドラッグすると入力フィールドを小さくしたり大きくしたりできます。

ちなみにここで入力編集した旅行計画はお客様の画面（スマートフォン）では下記のように見えます。

申込書の投稿（チャットオプション）

申込書メニューを選択すると作成した申込書が表示されます。
作成済みの申込書をお客様に共有する場合は、該当申込書の「申込書名」を選択してください。
新規で申込書を作成する場合は、「新規追加」ボタンを押下してください。（新規作成は後述の【申込書 ＜管理画面メニュー＞】で説明させていただきます）

「申込書名」を選択すると、ステータスや料金情報が表示されるので、確認して問題なければ「投稿する」ボタンを押下してください。
これで作成した申込書がお客様のチャットに投稿されます。

投稿した申込書は、お客様のチャットでは下記のように表示されます。

申込書の作成 ＜管理画面メニュー＞

Ooohでは、下記2点を完了したタイミングで正式な旅行申込としています。

1. 「申込書」の確認・同意
2. 「旅行代金」の支払い

※2020年3月5日以降のシステムでは、Ooohでのプラットフォーム決済を導入済み（カード決済、および銀行振込）のため、旅行会社様側での決済のご案内は必要ありません。

申込書の新規追加

申込書メニューを選択後、「新規追加」ボタンを押下してください。
（作成済みの申込書を編集する場合は、該当の「申込書名」をクリック）
表示された下記画面から各項目を入力し、「保存」ボタンを押下すると新規申込書の基本情報の設定が完了します。

＜各項目の説明＞

• 申込書名　　　・・・　申込書が特定できる任意の名前を入力
• 対象チャット　・・・　作成する申込書が紐付くチャットをリストから選択
  （ここで選択したチャットに作成する申込書が投稿されます）
• 対象通貨　　　・・・　申込書で表示される通貨を設定
  ※ご希望の通貨がリストにない場合は、Oooh事務局までご連絡ください
  ※お客様へは弊社指定の為替レートにて変換した日本円で請求を行います　詳しくはこちら
• お支払期限　　・・・　旅行代金のお支払期限を設定
• お支払方法　　・・・　選択したお支払方法がお客様に提示されます（クレジットカード決済、銀行振込）
• ユーザー記入項目　・・・　下記の2種類から選択した入力フォームがお客様の申込フォームに表示されます
  • 緊急時の国内ご連絡先　・・・　申込書でお客様の緊急連絡先の入力を依頼する場合はチェック
    ※原則必須情報ですが、チャット上で既に伺っている場合にはチェックを外してください
  • パスポート　　・・・　お客様のパスポート情報の入力を依頼する場合はチェック
    ※必要ない場合、およびチャット上で既に伺っている場合にはチェックを外してください
• 規約等　　　　・・・　お客様に提示する規約にチェック（管理画面から設定済みの規約類がリストされます）

旅行手配内容・金額の設定

申込書の新規追加が終了すると、申込書一覧に追加した申込書がリストされます。
次に対象申込書の「申込書名」を選択して、旅行手配内容・金額の設定を行ってください。

申込書作成画面に作成された「詳細情報」のタブを選択し、旅行詳細、金額の設定を行ってください。
※航空券のみの手配ではない場合、全ての手配内容を包括料金としてまとめて設定してください（手配内容の内訳・料金を個別に設定すると余計な問い合わせや値引き交渉等にもなるため、包括料金をお奨めしています）

下記の通り各種設定項目を記入後「保存」ボタン押下で明細の作成が完了します。

＜詳細内容の設定項目＞

• 航空券 　・・・　手配する内容が「航空券」の場合、該当項目をチェックしてください
  ※この項目をチェックすると、対象明細は下記の設定になります
  └締め日：会社の設定に関係なく、「旅行申込日の月末」が締め日となります
  └システム手数料：弊社との契約で設定されている「航空券のみの手配」の料率が適用されます
• 旅行期間　　・・・　該当明細の旅行期間を設定
• 手配内容詳細（必須）・・・　手配する旅行内容を記載してください
  ※お客様が手配された内容を確認できるように正確に内容を記載してください
• キャンセルポリシー（必須）・・・　手配するコンテンツのキャンセルポリシーを記載してください
• 緊急連絡先（必須）　・・・　手配するコンテンツの緊急連絡先を記載してください
• お支払代金（必須）　・・・　手配するコンテンツの「項目名」、「代金（選択通貨）」を記載してください
  ※「お支払い代金」には、弊社のシステム手数料を含めた金額を設定してください

お支払い代金の通貨、為替レートについて

申込書作成時に御社で指定した通貨は、弊社指定の為替レートで日本円に変換後、お客様には日本円で請求を行います。
また、御社への旅行代金の精算（弊社→御社への支払い）は御社が指定する通貨でお支払いを行います。

１つ申込書で複数の明細を作成する場合

１つの申込書で複数の明細を作成すると、複数の明細を一括でお客様に提案、請求することができます。
２つ目以降の明細を追加する場合には、「新規追加」ボタンを押下してください。

旅行代金の支払いについて

申込書作成＆投稿後、お客様が選択したお支払い方法に従って決済が完了します。
決済完了を確認の上、お申し込みいただいた旅行の手配を開始してください。

• 「クレジットカード決済」の場合 　・・・　お客様が申込フォーム入力完了時点で決済が完了（旅行契約が成立）
• 「銀行振込」の場合　　　　　　　・・・　お客様が申込フォーム入力後、Oooh事務局でお客様の振込着金の確認が取れた時点で完了（旅行契約が成立）
  事務局から御社に決済完了の旨ご連絡（旅行契約が成立）

キャンセルの方法＜管理画面メニュー＞

お客様が申込後の旅行内容をキャンセル、金額変更する場合は、対象の申込書内の「旅行詳細」タブを選択し、「キャンセル処理」ボタンを押下してください。

「返金額」と「コメント」を入力して実行ボタンを押下してください。

＜詳細内容の設定項目＞

• 返金額 　・・・　キャンセルチャージ等を加味した上でお客様に返金する金額を入力してください
  ※この項目に入力する額はキャンセル額ではなく返金する金額なので間違わないように入力をお願いします
  └カード決済の場合：弊社が提携するクレジットカード会社よりお客様に返金額が返金されます
  └銀行振込の場合　：弊社でお客様に返金処理を行います
• コメント　・・・　キャンセルチャージや返金額の詳細など備忘録としてコメントを入力してください

明細書（売上）＜管理画面メニュー＞

お客様の申込完了後の明細について、該当メニューから内容の確認ができます。
毎月の旅行代金精算（弊社→御社へのお支払い）のタイミングで、弊社が発行する「支払い確認書」の内容が正しいか、こちらのメニューでご確認ください。

＜機能一覧＞

• 検索　　　　　　　・・・　「申込ID」「締め日」「精算日」で表示する内容を絞り込めます
• CSVダウンロード　・・・　表示している明細書のデータ（CSVファイル）をダウンロードできます

＜表示項目説明＞

※明細（売上）は１つの申込書で複数の明細を作成した場合、およびキャンセルした場合にはそれぞれ１行づつの明細が作成されます
例）申込書を作成し、キャンセルした場合 → ステータス：「申込」と「キャンセル」の明細が各１行づつ作成されます

• ID　　　　・・・　「明細書No」この項目をクリックすると明細書（売上）の詳細が確認できます
• 申込書名　・・・　「該当の申込書名」該当の申込書へ移動
• 枝番　　　・・・　１つの申込書で複数明細を作成した場合、001, 002, 003と枝番が振られます
• 申込種別　・・・　該当明細が「申込」または「キャンセル」か表示されます
• 決済日時　・・・　お客様が旅行代金を決済した日
• 精算額　　・・・　該当明細の御社への精算額（弊社→御社への支払額）
• 精算日　　・・・　該当明細の締め日（御社への精算はその翌月となります）

※その他項目についてご不明点があればOooh事務局までお問い合わせください

定型文 ＜管理画面メニュー＞

定型文機能は、よく使う定型文章やお客様に紹介する観光地、ホテルの画像を事前に登録できます。
例えば、毎回ご案内するオススメの観光地の紹介、スタンダードな旅程等、度々使うテキスト情報や写真を事前に登録するとお客様への提案が楽になります。

定型文メニューを選択後、下記のいづれかを選択してください。
・新規作成の場合　　→「新規追加」ボタン押下
・既存の編集の場合　→ 該当定型文の「タイトル」を選択

編集画面では、「タイトル」「詳細（説明文）」の編集、および「画像」登録を行ってください。

規約 ＜管理画面メニュー＞

「規約」には、貴社がお客様と旅行契約を締結する際に提示する「旅行規約」「旅行条件書」「プライバシーポリシー」等の情報を入力してください。※規約類は複数登録可能です
この情報（規約）は、旅行申込の際の申込書上で提示され、お客様はこの規約を確認＆同意した上で旅行申込を行います。

お客様が貴社の設定した旅行規約を確認するのは「申込書」内の下記（イメージ）の箇所になります。